¿Cómo controlar el alcance de las implementaciones de software de seguros?

¡Enhorabuena! Formas parte de una aseguradora líder, que se ha asociado con un proveedor de soluciones fiable para una abordar una nueva implementación de software, con un horizonte de varios años. Y el proveedor de soluciones elegido está ansioso por facilitar una transformación cuyo resultado final sea un sistema central caracterizado por una automatización perfecta y una experiencia de usuario intuitiva, para así conformar una plataforma de última generación robusta.

Pero la aseguradora se está percatando de que ese sistema, tal y como tú lo imaginas, necesita más funciones. Eso implicará más solicitudes adicionales, que comportan el riesgo de ampliar el tamaño y la complejidad… y alargar el cronograma del proyecto. Unas ligeras desviaciones respecto a la hoja de ruta trazada para el proyecto podrían ser aceptables, pero cuando las solicitudes comienzan a acumularse, ¿cómo pueden colaborar las dos partes involucradas para gestionar la variación del alcance del proyecto sin salirse de los márgenes de tiempo y presupuesto?

La gran amenaza: el «síndrome del lavadero»

Para mantener a raya la inflación descontrolada de requisitos y peticiones, tanto los proveedores de soluciones como las aseguradoras necesitan disciplina, colaboración y un mantener la concentración siempre en cuáles son las necesidades reales de los usuarios. No es necesariamente malo introducir cambios en el plan del proyecto, especialmente si tenemos en cuenta que las estrategias de gestión de proyectos más populares en la actualidad, como las cascadas ágiles e híbridas, son metodologías flexibles y permiten cambios de última hora. Pero la variación y la inflación del alcance del proyecto sí debería mantenerse bajo control, para asegurarnos de que no tenga un impacto negativo en el resultado a largo plazo del proyecto. Estas son las principales prácticas recomendadas:

• Comenzar con los requisitos del plan inicial, que deben articular con claridad claramente la funcionalidad y las prioridades específicas. Puede producirse una variación del alcance debido a la incorporación de más características, más financiación, recursos o personal que sean necesarios para llevar el proyecto a término. Por eso es mejor empezar por objetivos viables y acordados, con un presupuesto, objetivos y cronograma bien definidos.
• Designar a las personas responsables de tomar decisiones. No nos interesa que haya demasiados cocineros ante un mismo fogón: hay que señalar con claridad quién lidera el proyecto, quién puede y quién no puede aprobar las solicitudes de cambio de alcance, a quién se debe consultar respecto a dichas solicitudes y a quién debemos limitarnos a notificárselas. Las matrices estándar RACI de asignación de responsabilidades (del inglés «Responsible, Acocuntable, Consulted, and Informed» o «Responsable, aprobador, consultado e informado») ayudarán a que todas las personas involucradas tengan claro quién es quién y qué roles desempeñan.
• Cuando comiencen a aparecer y acumularse funciones y deseos adicionales para el sistema, hay que examinar los posibles impactos sobre el presupuesto y el cronograma. Debes analizar qué solicitudes se pueden priorizar y/o comprometer en función de los conceptos «imprescindibles» y «convenientes», sin perder de vista nunca la justificación que argumente a favor de incorporar esa novedad y ampliar el alcance del proyecto.

La solución de control de cambios

Aunque el alcance del proyecto crezca, no tiene por qué descarrilar automáticamente. Un método válido sería utilizar un plan de control de cambios, o sea, un documento que describe los pasos que seguirá un equipo de proyecto para identificar y actuar en respuesta a una solicitud de cambio de alcance. Esta herramienta ayudará a que el proyecto avance con paso firme.[1] Debe incluir apartados que describan cómo se presentarán las solicitudes de cambio, cómo se evaluarán, cuáles serán los límites para plantear solicitudes de cambio y las tarifas aplicables.

El plan de control de cambios contribuye a determinar qué requisitos son importantes y cuáles deben descartarse si existe el riesgo de que el alcance del proyecto se descontrole. También puede proporcionar herramientas (por ejemplo: designar a una persona que tome la decisión final, una lista de honorarios y elegir una junta de control de cambios) en las que apoyarse cuando la indecisión amenace con empeorar la situación.

Muy a menudo, cuando se trata de una implementación de software compleja, es inevitable que se altere el alcance del proyecto. Por eso es fundamental contar con un plan de control de cambios de alcance que acompañe y complemente al plan del proyecto. Estos planes deben comunicarse con total claridad a todas las partes interesadas, esto es crucial. Como también lo es explicar qué aspecto debería tener el éxito final del proyecto y su despliegue en la práctica.

La última palabra

Las implementaciones de software de seguros tienen su propio conjunto de desafíos característicos y la inflación del alcance figura entre las dificultades más habituales. Invertir tiempo y esfuerzos colaborativos para gestionar (y superar con éxito) las variaciones del alcance equivale a invertir en el éxito general del proyecto. Porque de esa inversión se benefician tanto la aseguradora como el proveedor de soluciones y, lo más importante, el proyecto en sí.

[1] «Scope Creep: Definition, Examples & How To Prevent It», Forbes Advisor, agosto de 2022